Wat is een gezamenlijke wachtlijst voor de Wmo, en hoe werkt die?
Wat is een gezamenlijke wachtlijst?
Een gezamenlijke wachtlijst vervangt de losse wachtlijsten die aanbieders nu ieder voor zich bijhouden. In plaats van tien lijsten bij tien aanbieders is er één lijst die iedereen ziet die ermee werkt: de gemeente en de aanbieders die voor die gemeente gecontracteerd zijn.
Het belangrijkste verschil zit in wie kiest. Gebruikelijk is dat de inwoner of de gemeente vooraf een aanbieder kiest, zonder te weten of die ruimte heeft. Bij een gezamenlijke wachtlijst wordt dat omgedraaid: de aanbieder die ruimte heeft, kiest een cliënt die past. Daardoor sluit de toewijzing aan op de capaciteit die er op dat moment echt is.
Hoe werkt een gezamenlijke wachtlijst, stap voor stap?
Zo werkt het in de WachtlijstOplosser (WLO) van Zorg Inzicht:
- De gemeente plaatst de cliënt. De gemeente legt na het onderzoek vast wat nodig is om een keuze te maken: postcode, zorgvraag (aantal minuten en frequentie), beschikbaarheid per dagdeel, prioriteit en bijzonderheden, zoals huisdieren in huis. Heeft de inwoner een voorkeur voor een aanbieder, dan wordt die ook vastgelegd.
- Aanbieders zoeken. Een aanbieder ziet alleen cliënten in gemeenten waarvoor die aanbieder gecontracteerd is, en filtert op postcode en afstand, minuten, dagdeel en bijzonderheden, of zoekt op een kaart wie in de route past.
- De aanbieder claimt. Past een cliënt bij de beschikbare medewerkers, dan claimt de aanbieder de cliënt. De cliënt verdwijnt van de wachtlijst en staat bij die aanbieder onder "Mijn claims".
- De gemeente rondt de toewijzing af. De gemeente maakt de toewijzing definitief en verstuurt het 301-bericht via het gewone berichtenverkeer. De aanbieder registreert in de WLO wanneer dat bericht binnen is.
- De aanbieder start de ondersteuning. De aanbieder legt de startdatum vast. Een claim is dus nog geen gestarte zorg: de gemeente volgt beide stappen.
- De gemeente houdt overzicht. Het dashboard toont hoeveel cliënten wachten, hoe lang al, welke claims nog niet zijn opgestart en hoe lang de doorlooptijd per aanbieder is.
Wat is het verschil met de gebruikelijke werkwijze?
| Gebruikelijke werkwijze | Gezamenlijke wachtlijst | |
|---|---|---|
| Wie kiest de aanbieder? | De inwoner of de gemeente, vooraf | De aanbieder met ruimte kiest een passende cliënt; een voorkeur van de inwoner blijft zichtbaar |
| Waar staat de wachtende cliënt? | Op de interne lijst van één aanbieder | Op één lijst die gemeente en alle gecontracteerde aanbieders zien |
| Hoe weet de gemeente wie wacht? | Door periodiek op te vragen bij aanbieders | Actueel, op het dashboard |
| Wat als de gekozen aanbieder geen ruimte heeft? | Opnieuw zoeken, bellen of mailen | Een andere aanbieder met ruimte kan de cliënt oppakken |
| Wie volgt de start van de ondersteuning? | Verschilt per gemeente, vaak niemand centraal | De gemeente ziet per cliënt de claim, het 301-bericht en de startdatum |
Welke spelregels kan de gemeente instellen?
De gemeente blijft verantwoordelijk en bepaalt hoe de lijst werkt. In de WLO kan de gemeente:
- Prioriteit toekennen. Iedere cliënt krijgt Nood, Hoog, Middel of Laag. De wachtlijst staat altijd in die volgorde, en binnen dezelfde prioriteit staat wie het langst wacht bovenaan.
- Nood laten voorgaan. Zolang er in een gemeente een cliënt met prioriteit Nood wacht, kunnen aanbieders daar geen andere cliënt claimen.
- Volgorde per postcode afdwingen. De gemeente kan instellen dat cliënten met dezelfde postcode op volgorde worden opgepakt: eerst de hoogste prioriteit, daarna de oudste aanmelding.
- Prioriteit laten meegroeien. De prioriteit van een cliënt kan automatisch stijgen naarmate de wachttijd oploopt.
- Zelf toekennen in uitzonderingen. Bij een bijzondere situatie kan de gemeente een cliënt rechtstreeks aan een aanbieder toekennen.
Gaan aanbieders dan niet cherry-picken?
Een terechte vraag. Als aanbieders zelf kiezen, zouden ze de makkelijkste cliënten kunnen pakken en de zwaardere zorg laten liggen.
Gemeente Best had die zorg ook toen de pilot begon, net als de vraag of aanbieders wel zouden meewerken en of het de gemeente niet juist extra werk zou kosten. In het pilotrapport schrijft een beleidsmedewerker Wmo van gemeente Best: "Al deze zorgen zijn niet uitgekomen. We hebben als gemeente zelfs geen aanvullende kaders hoeven te stellen."
Twee dingen helpen daarbij. Wat een "makkelijke" cliënt is, verschilt per aanbieder: de één heeft een medewerker die in dezelfde straat al cliënten heeft, de ander iemand die geen moeite heeft met huisdieren. En waar het toch zou kunnen schuren, geven de spelregels hierboven de gemeente de middelen om bij te sturen. Op het dashboard ziet de gemeente bovendien welke cliënten lang blijven staan.
Welke gegevens zien aanbieders?
Aanbieders zien alleen cliënten binnen gemeenten waarvoor zij gecontracteerd zijn, en alleen de informatie die nodig is om een cliënt te beoordelen: cliëntnummer, postcode, zorgvraag, beschikbaarheid en bijzonderheden. Gemeentelijke informatie, zoals de reden waarom iemand op bepaalde dagdelen niet thuis is, zien aanbieders niet. Gemeentelijke gebruikers werken met eigen rollen en rechten. Meer hierover staat op informatiebeveiliging en inkoop.
Wat is er nodig om met een gezamenlijke wachtlijst te starten?
De software is het kleinste deel. De afspraken eromheen bepalen of het werkt. In de pilot in Best bleken dit de belangrijkste punten:
- De beschikking. Als de aanbieder pas na de aanmelding bekend wordt, moet de beschikking daarop zijn ingericht. Best paste daarvoor de brief aan de inwoner aan en bouwde een wachtfase in het eigen proces.
- Bestaande wachtlijsten. Aanbieders met een eigen interne wachtlijst kunnen minder meedoen. Spreek af welke wachtende cliënten naar de gezamenlijke lijst gaan en vanaf wanneer nieuwe aanmeldingen via de WLO lopen.
- Deelnemende aanbieders. Leg vast welke aanbieders voor welke gemeenten toegang krijgen. Iedere aanbieder krijgt uitleg over zoeken, claimen en het vastleggen van de start.
- Wie volgt de voortgang. Spreek af wie bij de gemeente de claims en de opstart volgt, en wat er gebeurt als een claim lang niet wordt opgestart.
In Best werkte het meteen: om 09:01 uur, één minuut nadat de lijst opende, waren alle acht wachtende cliënten gekoppeld aan een aanbieder. Over de hele pilot daalde de gemeten wachttijd van 47,6 naar 12,4 dagen. Lees de meetwijze en de kanttekeningen in de case Best.
Veelgestelde vragen
Is een gezamenlijke wachtlijst hetzelfde als een gedeelde Excel- of Teams-lijst?
Nee. Een gedeelde lijst brengt gegevens op één plek, maar het actueel houden, de toegang per organisatie en de opvolging moet je zelf organiseren. In een gezamenlijke wachtlijst zoals de WLO zijn claims, de 301-datum en de startdatum onderdeel van de lijst, en ziet iedere organisatie alleen wat bij haar rol hoort.
Kan de inwoner nog zelf een aanbieder kiezen?
Ja. Een voorkeur voor een aanbieder wordt vastgelegd en blijft zichtbaar voor aanbieders; zij kunnen erop filteren. Wie geen voorkeur heeft, wordt geholpen door de eerste passende aanbieder met ruimte.
Moeten alle aanbieders meedoen?
Nee, maar hoe meer aanbieders meedoen, hoe groter de kans dat een cliënt snel past bij iemand met ruimte. Gemeente en aanbieders spreken af hoe ze omgaan met aanmeldingen voor aanbieders die (nog) niet meedoen.
Maakt de WLO automatisch een match?
Nee. De aanbieder beoordeelt zelf welke cliënt past bij de beschikbare inzet en planning. De WLO helpt met filters en een kaart, maar plant geen medewerkers in.
Vervangt een gezamenlijke wachtlijst het zaaksysteem of het berichtenverkeer?
Nee. De WLO werkt naast het zaaksysteem van de gemeente en de systemen van aanbieders. De beschikking en het berichtenverkeer blijven in het bestaande proces.
Wat kost een gezamenlijke wachtlijst?
Voor de WLO maakt Zorg Inzicht een offerte op basis van de omvang en de gewenste inrichting: welke gemeente of gemeenten en welke aanbieders meedoen.
Wil je zien hoe een gezamenlijke wachtlijst werkt voor jouw gemeente? Vraag een demo aan of lees hoe de WLO werkt voor gemeenten.
Bronnen
- Zorg Inzicht, pilotrapport gemeente Best (2025), met de feedback van de beleidsmedewerker Wmo en de resultaten: https://zorg-inzicht.nl/case-best
- Zorg Inzicht, veelgestelde vragen over de WachtlijstOplosser: https://zorg-inzicht.nl/faq
- Zorg Inzicht, kennisbank: Wachtlijst voor huishoudelijke hulp: waarom gemeenten geen zicht hebben en wat wel werkt
