De cliënt aanmelden en de voortgang volgen
De gemeente legt de zorgvraag, locatie en beschikbaarheid vast. Daarna volgt zij wie nog wacht, welke aanbieder een cliënt heeft geclaimd en wanneer de ondersteuning start.
Voor gemeenten
De WLO in het werk van jouw gemeente
De uitvoering wil weten wie nog wacht en welke aanbieder een cliënt oppakt. Beleidsmedewerkers en teamleiders willen zien hoe de wachtlijst zich ontwikkelt. De WachtlijstOplosser brengt dat samen in één applicatie voor de gemeente en gecontracteerde aanbieders.
Dagelijks gebruik
Wie doet wat?
Een cliënt kiezen die past bij de beschikbare inzet
De aanbieder zoekt met de wachtlijst en kaart binnen gecontracteerde gemeenten. Na de claim registreert de aanbieder de verdere opstart in Mijn claims. De aanbieder maakt zelf de planning.
Een claim is nog geen gestarte ondersteuning. Dat onderscheid blijft zichtbaar, zodat de gemeente ook de opvolging kan volgen.
De gemeente houdt regie
Ruimte voor cliëntvoorkeur, spoed en jullie spelregels
Een gezamenlijke wachtlijst verandert de samenwerking. De voorkeur van de cliënt en de keuzes van de gemeente blijven onderdeel van het proces.
De cliënt kan een voorkeur blijven aangeven
Heeft iemand een voorkeur voor een aanbieder? De gemeente legt die vast bij de cliënt. De voorkeur blijft zichtbaar voor aanbieders en zij kunnen erop filteren. Een voorkeur vastleggen betekent nog niet dat die aanbieder direct plek heeft.
De gemeente bepaalt wat spoed is
De gemeente kent de prioriteit toe en kan bij spoed kiezen voor Nood. Deze cliënten staan bovenaan de wachtlijst. De gemeente bepaalt de afspraken over de opvolging en kan in een uitzonderingssituatie zelf een cliënt aan een aanbieder toekennen.
De gemeente stelt de spelregels in
De gemeentelijke beheerder kan bijvoorbeeld instellen dat cliënten met dezelfde postcode op volgorde worden opgepakt: eerst de hoogste prioriteit, daarna wie het langst wacht. Ook kan de prioriteit automatisch stijgen als iemand langer wacht. Zo sluit de werkwijze aan op de afspraken van jullie gemeente.
Van een gedeelde lijst naar gezamenlijk overzicht
Wie houdt de cliënt in beeld als de lijst verandert?
Een gedeelde lijst in Teams of Excel kan een begin zijn. Maar als aanbieders eigen lijsten bijhouden, cliënten overdragen of regels verwijderen, is het lastig om één actueel beeld te houden. Sinds wanneer wacht iemand? Wie pakt de aanvraag op? En is de ondersteuning al gestart?
Als een regel verdwijnt zonder duidelijke opvolging, kan ook een cliënt uit het dagelijkse overzicht raken. Daarover moet je in een gedeelde lijst zelf afspraken maken en controles organiseren.
Minder tijd kwijt aan lijstbeheer
Een gedeelde lijst actueel houden kost tijd. Iemand moet wijzigingen verzamelen, statussen bijwerken, wachttijden uitrekenen en bij aanbieders navragen wie al is geholpen. In de WLO leggen gemeente en aanbieders aanmeldingen, claims en startdatums vast in dezelfde applicatie. Het dashboard brengt die informatie samen. Zo bespaar je tijd op het handmatig samenvoegen en controleren van losse lijsten.
In de WLO hoort opvolging bij de wachtlijst
De gemeente volgt wachtende cliënten, claims en geregistreerde startdatums binnen één applicatie. Een claim is nog geen gestarte ondersteuning. Het dashboard maakt wachttijden en de voortgang bij aanbieders zichtbaar, zodat de gemeente kan zien waar actie nodig is.
Gerichte toegang tot cliëntinformatie
Bij een gedeelde lijst moet je zelf regelen wie welke gegevens mag zien en wijzigen. In de WLO is de toegang ingericht op de rol en organisatie: aanbieders zien alleen gecontracteerde gemeenten en gemeentelijke gebruikers werken met eigen rechten. Afspraken over gegevensgebruik en bewaartermijnen leggen we bij de inrichting vast.
Lees over toegang en informatiebeveiliging →Inzicht voor de gemeente
Van een individuele cliënt naar het totaalbeeld
Het dashboard helpt om ontwikkelingen te bespreken met het team of een aanbieder. Via de wachtlijst en de cliëntdetails kun je bekijken welke cliënten aandacht vragen.
Wachtlijst en instroom
Hoeveel cliënten wachten er nu? Vergelijk de nieuwe aanmeldingen, claims en wachtlijstontwikkeling per maand.
Wachttijd en opvolging
Bekijk de wachttijd tot een claim en volg cliënten die geclaimd zijn maar nog niet zijn opgestart.
Prestaties per aanbieder
Bekijk het aantal claims en de doorlooptijden per aanbieder als voorbereiding op het gesprek over de voortgang.
Beheer en uitzonderingen
Bevoegde medewerkers kunnen cliëntgegevens beheren en een cliënt bij uitzondering handmatig aan een aanbieder toekennen.
Invoering
Voorbereiden op de nieuwe werkwijze
De WLO komt naast de bestaande systemen. Voor een goede start spreken gemeente en aanbieders af wat er in hun dagelijkse werk verandert.
Bepaal welke cliënten meedoen
Leg vast welke cliënten en productcodes via de WLO lopen en welke informatie aanbieders nodig hebben om een cliënt te beoordelen. Spreek ook af hoe jullie omgaan met de bestaande wachtlijsten.
Betrek de aanbieders en uitvoering
Wie meldt aan, wie volgt een claim en wie behandelt een uitzondering? Bespreek ook de beschikking en de communicatie met inwoners wanneer de aanbieder pas later bekend wordt.
Richt de toegang en werkafspraken in
Leg vast welke aanbieders bij welke gemeenten horen. Geef medewerkers passende rechten en kies de benodigde cliëntvelden, prioriteiten en meldingsregels.
Doorloop het proces met de gebruikers
Laat de uitvoering oefenen met aanmelden en opvolgen, en aanbieders met zoeken, claimen en opstarten. De vorm van de uitleg, de planning en de ondersteuning worden bij de invoering besproken.
Ervaring uit Best
Aparte uitleg voor gemeente en aanbieders
In de pilot in Best kregen klantmanagers en aanbieders ieder instructie over hun eigen werk. De gemeente beschrijft in het pilotrapport dat er ook bij wijzigingen uitleg kwam en dat de ontwikkelaar bereikbaar was voor vragen.
Voor jullie gemeente bespreken we welke begeleiding nodig is. In het eerste gesprek kan Merijn laten zien welke stappen er in de applicatie zitten en welke afspraken daaromheen nodig zijn.
Kennismaken en meekijken
Bekijk de WLO met Merijn
Bekijk de gezamenlijke wachtlijst en het dashboard in een demo. We bespreken hoe de gemeente en aanbieders ermee kunnen werken en wat er voor jullie invoering nodig is.
In de demo
Een cliënt aanmelden, zoeken en claimen als aanbieder, en de voortgang bekijken op het gemeentedashboard.
Liever direct contact? 06 11 27 68 37info@zorg-inzicht.nl