Veelgestelde vragen over de WLO

De WachtlijstOplosser is een applicatie waarin de gemeente en gecontracteerde aanbieders samenwerken rond één gezamenlijke wachtlijst. De gemeente plaatst cliënten. Aanbieders zoeken en claimen zelf. Op het dashboard volgt de gemeente de wachtlijst, wachttijden, claims en prestaties van aanbieders.

Nee. De aanbieder beoordeelt zelf welke cliënt past bij de beschikbare inzet en planning. De WLO helpt bij het zoeken met filters en een kaart, bijvoorbeeld op postcode, afstand, minuten per week en dagdeel. De applicatie plant geen medewerkers en maakt geen automatische personeelsmatch.

De cliënt verschijnt bij de aanbieder in Mijn claims, onder Te verwerken. Daar legt de aanbieder de ontvangstdatum van het 301-bericht vast als de gemeente die stap gebruikt, en registreert de startdatum. Een claim betekent dat de aanbieder de cliënt oppakt; de ondersteuning is daarmee nog niet gestart.

De gemeente ziet hoeveel cliënten wachten, hoeveel aanmeldingen en claims er zijn en hoe de wachtlijst zich per maand ontwikkelt. Ook zijn de wachttijd tot een claim, de opvolging tot de start en de doorlooptijden per aanbieder te bekijken. Vanuit de actuele gegevens kan de gemeente terug naar de betreffende cliënten.

De WLO is voor het dagelijkse wachtlijstwerk van gemeenten en aanbieders. Het Inkoopdashboard is een afzonderlijk product voor inkooporganisaties. Daar vergelijken zij cijfers en signalen per gemeente en aanbieder. Het Inkoopdashboard toont samengevoegde informatie, zonder cliëntdossiers, en biedt geen acties om cliënten te wijzigen of te claimen.

Ja. De gemeentelijke beheerder kan bijvoorbeeld instellen dat cliënten met dezelfde postcode op volgorde worden opgepakt (eerst de hoogste prioriteit, daarna wie het langst wacht), of dat de prioriteit stijgt wanneer iemand langer wacht. De gemeente bepaalt hoe zij met spoed omgaat en kan een cliënt de prioriteit Nood geven. Bij een uitzondering kan de gemeente zelf een cliënt aan een aanbieder toekennen. Ook de voorkeur van de cliënt kan worden vastgelegd. Bij de invoering spreken gemeente en aanbieders af hoe zij met deze regels werken.

Een gedeelde Teams- of Excel-lijst kost tijd om actueel te houden: wijzigingen verzamelen, statussen bijwerken, wachttijden uitrekenen en bij aanbieders navragen wie al is geholpen. Als cliënten tussen lijsten verschuiven of regels worden verwijderd, kan bovendien het overzicht verloren gaan. In de WLO leggen gemeente en aanbieders aanmeldingen, claims en startdatums vast in dezelfde applicatie. Het dashboard toont de wachttijden en voortgang. Zo bespaar je tijd op het handmatig samenvoegen en controleren van losse lijsten. De gemeente blijft volgen waar actie nodig is: een claim is nog geen gestarte ondersteuning. De toegang is ingericht op de rol en organisatie; bij een gedeelde lijst moet je die inrichting en controles zelf organiseren.

We bespreken welke cliënten via de WLO gaan, welke aanbieders toegang krijgen en wie bij de gemeente het beheer doet. Ook zijn afspraken nodig over bestaande wachtlijsten, de beschikking en de opvolging na een claim. De inrichting en planning worden daarop afgestemd.

Voor de aansluiting wordt vastgelegd voor welke gemeenten een aanbieder gecontracteerd is en welke gebruikers toegang krijgen. In de uitleg aan aanbieders komen het zoeken, claimen en vastleggen van de opstart aan bod. De vorm en planning van die uitleg bespreken we bij de invoering.

Voor de start spreken gemeente en aanbieders af welke bestaande wachtenden naar de gezamenlijke lijst gaan en vanaf wanneer nieuwe aanmeldingen via de WLO lopen. Dat vraagt aandacht: interne wachtlijsten bij aanbieders speelden ook tijdens de pilot in Best een rol.

Dan loopt de gezamenlijke wachtlijst via de aanbieders die wel deelnemen. Gemeente en aanbieders moeten afspreken hoe zij omgaan met de overige aanmeldingen. In het eerste gesprek bespreken we daarom wie er kan meedoen en welke afspraken er al zijn.

Voor de WLO maken we een offerte op basis van de omvang en de gewenste inrichting. In het gesprek bespreken we welke gemeente of gemeenten en aanbieders meedoen en wat er voor de invoering nodig is.

Aanbieders zien cliënten binnen gemeenten waarvoor zij gecontracteerd zijn. Zij kunnen informatie bekijken die nodig is om een cliënt te beoordelen, zoals cliëntnummer, postcode, zorgvraag en beschikbaarheid. Gemeentelijke informatie, zoals de reden van afwezigheid, wordt niet aan aanbieders getoond.

Een Raadpleger kan gegevens bekijken. Een Gebruiker kan ook cliënten toevoegen en beheren. Een Power user mag daarnaast gebruikers beheren. Een Beheerder kan ook de geavanceerde instellingen aanpassen. Zo kan de gemeente de rechten afstemmen op het werk van de medewerker.

De WLO wordt gebruikt naast het gemeentelijke zaaksysteem en de systemen van aanbieders. De gezamenlijke wachtlijst en opvolging staan in de WLO. De beschikking en het berichtenverkeer blijven onderdeel van het bestaande proces. In de WLO wordt de ontvangstdatum van het 301-bericht geregistreerd.

Zorg Inzicht werkt AVG-conform, past dataminimalisatie toe en sluit een verwerkersovereenkomst. Rollen, toegang en bewaartermijnen worden per inrichting vastgelegd.