De gemeente plaatst cliënten. Gecontracteerde aanbieders zoeken met filters en de kaart wie past bij hun beschikbare inzet. Ze claimen een cliënt en registreren de start van de ondersteuning.
De gemeente houdt via het dashboard zicht op wachtenden, wachttijden, claims en de voortgang per aanbieder.
De gemeten gemiddelde wachttijd daalde van 47,6 naar 12,4 dagen. De nulmeting liep van januari tot en met juni 2024. Tijdens de pilot zijn 41 cliënten tussen 28 augustus en 16 december 2024 via de centrale wachtlijst geplaatst.
Bekijk de meetmethode en resultaten →Hoeveel cliënten wachten er vandaag? Komen er meer nieuwe aanmeldingen bij dan aanbieders claimen? En welke claims wachten nog op een start? Het gemeentedashboard laat zien waar opvolging nodig is.
De gemeente plaatst de cliënt. De aanbieder zoekt, kiest en legt de voortgang vast. Beide organisaties zien steeds de actuele status.
Via Nieuwe cliënt legt de gemeente cliëntnummer, postcode, zorgvraag, prioriteit, beschikbaarheid en een eventuele voorkeur vast.
Nieuwe cliënt aangemaaktDe aanbieder gebruikt Wachtlijst of Kaart en filtert binnen de gemeenten waarvoor de organisatie is gecontracteerd.
Status: WachtendNa controle van locatie, zorgvraag en beschikbaarheid bevestigt de aanbieder de claim. De cliënt verschijnt in Mijn claims onder Te verwerken.
Status: GeclaimdDe aanbieder legt de startdatum vast en registreert zo nodig wanneer het 301-bericht is ontvangen. De gemeente ziet de voortgang.
Status: OpgestartEen claim is nog geen start. Pas nadat de startdatum is vastgelegd, staat de cliënt als Opgestart geregistreerd.
Een gezamenlijke wachtlijst verandert de samenwerking. De voorkeur van de cliënt en de keuzes van de gemeente blijven onderdeel van het proces.
Heeft iemand een voorkeur voor een aanbieder? De gemeente legt die vast bij de cliënt. De voorkeur blijft zichtbaar voor aanbieders en zij kunnen erop filteren. Een voorkeur vastleggen betekent nog niet dat die aanbieder direct plek heeft.
De gemeente kent de prioriteit toe en kan bij spoed kiezen voor Nood. Deze cliënten staan bovenaan de wachtlijst. De gemeente bepaalt de afspraken over de opvolging en kan in een uitzonderingssituatie zelf een cliënt aan een aanbieder toekennen.
De gemeentelijke beheerder kan bijvoorbeeld instellen dat cliënten met dezelfde postcode op volgorde worden opgepakt: eerst de hoogste prioriteit, daarna wie het langst wacht. Ook kan de prioriteit automatisch stijgen als iemand langer wacht. Zo sluit de werkwijze aan op de afspraken van jullie gemeente.
Een gedeelde lijst in Teams of Excel kan een begin zijn. Maar als aanbieders eigen lijsten bijhouden, cliënten overdragen of regels verwijderen, is het lastig om één actueel beeld te houden. Sinds wanneer wacht iemand? Wie pakt de aanvraag op? En is de ondersteuning al gestart?
Als een regel verdwijnt zonder duidelijke opvolging, kan ook een cliënt uit het dagelijkse overzicht raken. Daarover moet je in een gedeelde lijst zelf afspraken maken en controles organiseren.
Een gedeelde lijst actueel houden kost tijd. Iemand moet wijzigingen verzamelen, statussen bijwerken, wachttijden uitrekenen en bij aanbieders navragen wie al is geholpen. In de WLO leggen gemeente en aanbieders aanmeldingen, claims en startdatums vast in dezelfde applicatie. Het dashboard brengt die informatie samen. Zo bespaar je tijd op het handmatig samenvoegen en controleren van losse lijsten.
De gemeente volgt wachtende cliënten, claims en geregistreerde startdatums binnen één applicatie. Een claim is nog geen gestarte ondersteuning. Het dashboard maakt wachttijden en de voortgang bij aanbieders zichtbaar, zodat de gemeente kan zien waar actie nodig is.
Bij een gedeelde lijst moet je zelf regelen wie welke gegevens mag zien en wijzigen. In de WLO is de toegang ingericht op de rol en organisatie: aanbieders zien alleen gecontracteerde gemeenten en gemeentelijke gebruikers werken met eigen rechten. Afspraken over gegevensgebruik en bewaartermijnen leggen we bij de inrichting vast.
Lees over toegang en informatiebeveiliging →De gemeente beheert de gezamenlijke wachtlijst. De aanbieder ziet alleen gecontracteerde gemeenten en de eigen claims.
Plaatst en beheert cliënten. Volgt via het dashboard de wachtlijst, wachttijden en voortgang per aanbieder. Kan in uitzonderingen handmatig toekennen.
Zoekt cliënten binnen gecontracteerde gemeenten. Beoordeelt zelf of de zorgvraag bij de planning past, claimt een cliënt en registreert de opstart in Mijn claims.
De aanbieder bekijkt waar cliënten wonen, hoeveel ondersteuning nodig is en welke dagdelen passen. De kaart helpt om cliënten in de buurt van een bestaande route te vinden.
De kleuren geven de prioriteit aan. Bij een groep cliënten staat het aantal.
De claim staat bij de aanbieder in Mijn claims onder Te verwerken. Daar registreert de aanbieder het 301-bericht en de startdatum. Via het Dashboard heeft de gemeente inzicht in de voortgang.
Deelnemende gemeenten, aanbieders, cliëntvelden en werkafspraken worden vóór livegang ingericht. Zo sluiten Wachtlijst, Mijn claims en gebruikersrechten aan op het afgesproken proces.
Lees over toegang, privacy en inkoop →Het Inkoopdashboard is een afzonderlijk product voor inkooporganisaties. Het toont samengevoegde cijfers over gemeenten en aanbieders, zonder cliëntdetails.
Het managementsysteem voor informatiebeveiliging van ZorgInzicht B.V. is gecertificeerd door DigiTrust. De scope omvat het ontwerpen, ontwikkelen, beheren en leveren van onze digitale applicaties en bijbehorende dienstverlening, waaronder de WachtlijstOplosser en ZorgTijd.
Lees over de certificering en scope →
We bespreken hoe jullie nu met wachtlijsten werken en welke afspraken en inrichting nodig zijn om de WLO te gebruiken.
Een cliënt aanmelden, zoeken en claimen als aanbieder, en de voortgang bekijken op het gemeentedashboard.
Liever direct contact? 06 11 27 68 37info@zorg-inzicht.nl
